24 ago 2026
Creare una guest list non significa semplicemente inserire una serie di nomi in un file Excel.
La lista invitati è il documento da cui parte tutta la gestione degli ospiti: l’invio del save the date e dell’invito, la raccolta degli RSVP, le comunicazioni prima dell’evento e la definizione dei numeri da condividere con catering, location e altri fornitori.
Una lista invitati matrimonio costruita correttamente fin dall’inizio permette alla wedding planner di avere informazioni ordinate e complete fin dall’inizio.
Per questo abbiamo creato un template che aiuta wedding planner e coppie a raccogliere ogni informazione nel formato corretto.
Scarica il template Excel per la guest list
Il momento migliore per impostare correttamente la guest list è l’inizio dell’organizzazione, quando la coppia comincia a definire chi desidera invitare.
La wedding planner può trovarsi davanti a due situazioni.
La soluzione più ordinata è inviare subito agli sposi il template da compilare.
In questo modo, la coppia può raccogliere i dati direttamente nella struttura che verrà utilizzata successivamente per gestire gli RSVP e le comunicazioni. Nome, cognome, gruppi familiari, eventuali accompagnatori e categorie di ospiti saranno già organizzati nel formato corretto.
Questo evita di dover trasferire in seguito le informazioni da un altro file o di ricostruire i collegamenti tra coppie, famiglie e invitati.
Non è necessario chiedere loro di ricominciare da capo. È però importante controllare che il file possa essere adattato facilmente al template e che contenga tutte le colonne necessarie.
In particolare:
L’obiettivo è arrivare all’importazione con una guest list completa, ordinata e pronta per essere utilizzata.
Dipende da come verranno inviati il save the date e l’invito.
Se la wedding planner deve inviare queste comunicazioni tramite email o WhatsApp, è necessario raccogliere i contatti degli ospiti prima dell’invio e se ne occupano gli sposi solitamente.
Se invece il save the date e l’invito verranno consegnati per posta, a mano o direttamente dagli sposi, email e numero WhatsApp possono essere richiesti successivamente attraverso l’RSVP.
Quindi nel form RSVP è possibile prevedere una domanda per richiedere la mail e/o il numero di WhatsApp in modo che quando l’ospite risponde, queste informazioni vengono raccolte e salvate automaticamente su Invytly. Successivamente, se sarà necessario inviare comunicazioni direttamente da Invytly, il sistema avrà già i contatti di tutti gli ospiti.
Ogni colonna del template ha una funzione precisa.
Separare correttamente le informazioni rende la lista più semplice da consultare, ordinare, filtrare e importare.
Nella colonna Nome deve essere inserito esclusivamente il nome dell’invitato.
È importante non aggiungere il cognome, il nome del partner o espressioni generiche come “Famiglia Rossi”. Ogni persona deve essere identificata singolarmente e deve avere la propria riga.
Separare il nome dal cognome permette anche di ordinare tutti gli ospiti alfabeticamente per nome con un solo click.
Questo è utile, per esempio, quando la wedding planner deve cercare rapidamente una persona o confrontare la guest list con un altro documento.
Il cognome deve essere inserito in una colonna distinta dal nome.
In questo modo, la wedding planner può scegliere se ordinare la guest list alfabeticamente per nome oppure per cognome, sempre con un solo click.
La distinzione diventa particolarmente utile quando la lista contiene molte persone con lo stesso nome, quando devono essere individuati eventuali duplicati o quando è necessario preparare un elenco ordinato da condividere con altri fornitori.
Esempio corretto
Colonna Nome
Giulia
Andrea
ColonnaCognome
Bianchi
Rossi
Da evitare
Nome e cognome
Giulia e Andrea Rossi
Giulia e Andrea sono due invitati distinti e devono quindi occupare due righe separate.
Il campo Group serve a collegare le persone che appartengono allo stesso nucleo di invito.
Può trattarsi, per esempio, di:
Ogni invitato deve continuare ad avere una riga separata, ma a tutte le persone appartenenti allo stesso gruppo deve essere assegnato lo stesso numero.
Per esempio, se John e Mary Smith sono stati invitati insieme, a entrambi può essere assegnato il Group 12 e bisogna indicare nella cella corrispondente di ogni ospite il numero 12.
Il numero non ha un significato specifico. Serve semplicemente a collegare gli invitati tra loro.
Utilizzare un numero rende la compilazione più rapida e riduce il rischio di scrivere il nome dello stesso gruppo in modi diversi.
Il Group non deve essere utilizzato per indicare categorie generiche come “amici”, “colleghi” o “famiglia della sposa”. Serve a identificare quali persone sono state invitate insieme e devono essere collegate tra loro.
Quando uno degli ospiti completa l’RSVP, può rispondere anche per le altre persone appartenenti al suo gruppo.
Per esempio, uno dei genitori può confermare la partecipazione dell’intera famiglia e inserire le informazioni richieste per ogni componente.
Questo velocizza la raccolta degli RSVP, semplifica l’esperienza degli ospiti e permette alla wedding planner di ricevere le risposte del gruppo senza perdere il dettaglio relativo a ogni singola persona.
Il campo +1 indica il numero di ospiti aggiuntivi che una persona è autorizzata a portare.
Nella maggior parte dei casi il numero inserito sarà 1, ma può essere superiore se l’invito prevede più accompagnatori.
Questo campo deve essere utilizzato quando il nome dell’ospite aggiuntivo non è ancora conosciuto.
Se invece il nome del partner o dell’accompagnatore è già noto, la persona deve essere inserita direttamente nella guest list su una riga separata e collegata all’invitato principale attraverso il campo Group.
Quando l’ospite principale, di cui sono già presenti nome e cognome, completa l’RSVP, può aggiungere direttamente il proprio +1 inserendone nome e cognome.
Può quindi rispondere anche per l’ospite aggiunto, completando tutte le informazioni richieste.
I dati vengono salvati automaticamente su Invytly. L’organizzatore riceve una notifica e può verificare:
L’ospite principale e il suo +1 vengono quindi raggruppati insieme all’interno della piattaforma.
I Tags sono facoltativi e servono a classificare gli invitati in base alle informazioni utili per l’organizzazione dell’evento.
A differenza del Group, un tag non indica che più persone sono state invitate insieme. Permette invece di creare categorie trasversali, utili per filtrare la guest list e individuare rapidamente determinati ospiti.
Alcuni esempi:
Uno stesso invitato può avere più tag.
Per esempio, un ospite può appartenere al Group 12 e avere contemporaneamente i tag “Welcome dinner” e “Hotel A”. Se a un ospite vengono assegnati più tag, è necessario separarli con una virgola + spazio: Welcome dinner, Hotel A
Se non sono necessarie classificazioni specifiche, la colonna può essere lasciata vuota.
Il Group indica quali persone appartengono allo stesso nucleo di invito e possono rispondere insieme all’RSVP.
I Tags descrivono invece categorie, caratteristiche o momenti dell’evento che riguardano determinati ospiti.
John e Mary fanno parte dello stesso Group perché sono stati invitati insieme. I Tags indicano invece quali aspetti dell’evento li riguardano.
Organizzare correttamente Group e Tags fin dall’inizio permette alla wedding planner di mantenere una visione chiara della lista e di utilizzare le informazioni senza doverle ricostruire successivamente.
La colonna Email deve contenere l’indirizzo utilizzato per contattare l’ospite.
Quando possibile, è preferibile inserire un indirizzo personale per ogni invitato adulto. È anche possibile inserire un solo indirizzo email per due persone o per più persone nello stesso gruppo. L’importante è che le persone siano collegate attraverso il campo Group. L’email può essere utilizzata per inviare il save the date, l’invito, il link al sito del matrimonio, l’accesso all’RSVP o altri aggiornamenti relativi all’evento.
Se non è necessario inviare comunicazioni prima dell’RSVP, questo dato può essere richiesto direttamente nel form e salvato automaticamente sulla piattaforma.
Il numero WhatsApp deve essere inserito completo di prefisso internazionale.
Per esempio:
Quando il numero viene inserito in Excel, è necessario digitare un apostrofo prima del segno +, in modo che il prefisso internazionale venga mantenuto correttamente.
Per esempio:
'+39 333 1234567
Dopo aver confermato l’inserimento, l’apostrofo non sarà visibile nel numero.
Il prefisso internazionale è particolarmente importante nei destination wedding, nei quali gli invitati possono provenire da Paesi diversi.
Se non è necessario usare il numero per inviare il save the date o l’invito, questo dato può essere richiesto direttamente attraverso l’RSVP e salvato automaticamente su Invytly.
È consigliabile raccogliere dall’inizio tutte le informazioni già disponibili.
Una guest list completa permette di preparare in modo più preciso:
Non tutte le informazioni devono necessariamente essere utilizzate subito. Averle già raccolte, però, evita di doverle richiedere nuovamente alla coppia quando diventano necessarie.
Prima dell’importazione finale, Invytly effettua un ultimo controllo del file e segnala eventuali anomalie da verificare. La wedding planner può quindi correggere i dati indicati e confermare l’importazione soltanto quando la lista è pronta.
Una volta completato il template, la guest list può essere caricata su Invytly.
Durante l’importazione, le colonne del file vengono associate ai campi corrispondenti della piattaforma.
Prima della conferma finale, Invytly effettua un ultimo controllo e segnala eventuali anomalie presenti nel file, permettendo alla wedding planner di verificarle e correggerle.
Dopo l’importazione, gli ospiti saranno già organizzati secondo i Group, i +1 e i Tags definiti nella lista.
La wedding planner potrà quindi utilizzare la stessa guest list per:
In questo modo, la lista invitati non resta un semplice file Excel, ma diventa la base ordinata da cui gestire tutte le informazioni e le comunicazioni relative agli ospiti.
Utilizza il nostro wedding guest list template per raccogliere tutte le informazioni nel formato corretto e preparare una guest list pronta per la gestione degli RSVP.
Scarica il template Excel per la lista invitati
Con una struttura chiara fin dall’inizio, la wedding planner può avere numeri ordinati, informazioni complete e maggiore visibilità su tutto ciò che riguarda gli ospiti.
